Un BEO (banquet event order, ou bon de commande d’événement) est le document de référence d’un événement traiteur : date, horaire, lieu, nombre de convives, menu, allergies, salle, matériel, personnel et facturation, sur une seule page que la vente, la cuisine, le service et la livraison lisent tous. Il est produit à partir de la proposition acceptée et suit l’événement jusqu’à la facture. En France, on parle plutôt de fiche technique d’événement ou de feuille de fonction.
À quoi sert un BEO
Un événement passe par cinq ou six personnes qui ne se parlent pas toutes : la personne qui a vendu, le chef, les cuisiniers, les livreurs, le responsable de salle, la comptabilité. Sans BEO, chacun travaille avec sa propre version du courriel du client. Le BEO règle trois problèmes :
- **une seule version** : quand le client change le nombre de convives, tout le monde le voit ;
- **rien d’oublié** : les allergies, l’accès au lieu et l’heure de retour sont sur le document, pas dans une conversation ;
- **la facture juste** : le BEO porte la garantie de convives et les suppléments acceptés.
Ce qu’un BEO contient
- **Client** : entreprise, personne-ressource, téléphone sur place.
- **Événement** : type, date, heures de service, lieu et accès.
- **Convives** : nombre confirmé et nombre garanti.
- **Menu** : chaque service, quantités, options.
- **Allergènes et régimes** : en évidence, avec le nombre de portions par cas.
- **Personnel** : rôles, nombre, heures d’arrivée.
- **Matériel et salle** : vaisselle, mobilier, location, ce que le lieu fournit, plan de salle.
- **Logistique** : chargement, montage, service, démontage, retour.
- **Paiement** : dépôt reçu, solde, échéance.
- **Notes** : tout ce que le client a dit et qui ne rentre pas ailleurs.
Exemple de BEO rempli
| Section | Contenu |
|---|---|
| Client | Groupe Lavoie inc. · Josée Lavoie |
| Événement | Cocktail dînatoire 25e anniversaire |
| Date | Jeudi 12 novembre 2026 · 17 h à 22 h |
| Lieu | Salle Montcalm · 1200, rue Saint-Jean |
| Convives | 180 confirmés (garantie 170) |
| Menu | 12 bouchées · bar à huîtres · station pâtes |
| Allergènes | 3 sans gluten · 2 végétaliens · 1 arachides |
| Personnel | 1 chef · 4 cuisiniers · 8 serveurs · 1 barman |
| Logistique | Chargement 14 h · Montage 15 h 30 · Retour 23 h |
| Paiement | Dépôt 50 % reçu · Solde 7 jours avant |
Les noms et les lieux de cet exemple sont fictifs.
Les erreurs fréquentes
- **Un BEO rédigé une fois, jamais mis à jour.** La version imprimée en cuisine date de la semaine dernière ; le client a changé le menu avant-hier. Le BEO doit être généré à partir du dossier à jour, pas recopié.
- **Les allergies en bas de page.** Elles vont en haut, en gras, avec le nombre de portions.
- **Pas d’heure de retour.** Le chargement est planifié, le retour jamais ; c’est lui qui fait les heures supplémentaires.
- **Un BEO par département.** Trois documents, trois versions. Une page, lue par tous.
Comment GT le fait
Dans Gestion-Traiteur, le rapport BEO est généré automatiquement à partir de la fiche d’événement du module Événements : déroulement, liste d’invités, livraisons multiples, documents et statuts logistiques y sont déjà. Chaque modification de la proposition se propage à la production et à la facturation, et le BEO réimprimé reflète toujours la dernière version.
Un modèle gratuit
Le modèle de BEO de Gestion-Traiteur reprend les sections ci-dessus sur une page, avec la garantie de convives, les allergènes en évidence et la chronologie de la journée. C’est le même modèle que GT génère.
