Gestion-Traiteur.com incNotre histoire

QUI SUIS-JE POUR DIRE QUE JE PEUX VOUS AIDER?

Voici mon histoire ...

Avant de me lancer en affaires, j’étais directeur d’un service de traiteur qui, malgré sa forte croissance, avait un système de gestion interne qui nous a fait perdre plusieurs opportunités de ventes.

Mes irritants:

L’utilisation de fichiers Excel

Sylvain DupontPrésident

Nous étions contraints de gérer les commandes de nos clients et d’organiser l’ensemble des propositions, des contrats et des facturations dans plusieurs documents Excel afin que chaque département dispose celles qui les concernait. Ceci occasionnait beaucoup d’erreurs, d’oublis, de confusion et de modifications sur les commandes. Par exemple, nous avons déjà dû nous rendre à l’épicerie pour acheter des produits oubliés lors d’une commande ! Il nous est également souvent arrivé de devoir changer simultanément, à la dernière minute, toutes les informations des fichiers Excel dédiés à quatre départements différents (cuisine, livraison, service et vente). C’est avec dépit que je voyais mon équipe passer un temps considérable à planifier les événements ou retranscrire des informations, plutôt que de se consacrer aux clients, à la supervision, à la création et au contrôle du coût de la nourriture et de la main-d’œuvre. Étant incapables de respecter les délais de réponses face aux demandes de soumissions, Excel nous a fait perdre plusieurs ventes.

Le manque de communication entre les départements

Nous souffrions aussi de réunions interminables avec les équipes de cuisine et de la logistique qui devaient se transmettre les informations sur les événements à venir, et ce, par manque de communication entre les départements. En plus, seul le département des ventes détenait les informations ! J’étais agacé de ne pas pouvoir anticiper le travail ni amener des réponses claires aux différentes équipes (chef cuisinier, livreurs, serveurs, etc.), en plus d’avoir à sans cesse solliciter le personnel du département des ventes pour consulter le statut des commandes à venir.

Le temps et l’argent perdus

Quand nous engagions de nouvelles ressources aux ventes ou à la livraison, cela prenait au moins deux à trois mois avant qu’elles soient opérationnelles et autonomes. Nous passions aussi de longues heures à effectuer des calculs afin d’établir nos prévisions de ventes. Ce temps passé à former nos ressources et à établir nos hypothèses équivalait à des frais élevés. En tant que gestionnaire, c’était mon devoir de les réduire et de maximiser la rentabilité de l’entreprise.

Les imprévus

Comme vous pouvez le constater, j’étais confronté à un grand nombre de problèmes auxquels venaient s’ajouter des imprévus hors de mon contrôle. Je devais par exemple :

  • assumer le fort volume de commandes
  • faire face à leurs nombreuses modifications
  • répondre positivement aux requêtes de clients souvent exigeants
  • continuer à assurer la qualité du service malgré le manque de personnel

Tout ceci me préoccupait au plus au point, car je sentais que je n’avais pas le droit à l’erreur : la confiance d’un client est difficile à gagner, mais aussi très facile à perdre.

L’implantation de Gestion-Traiteur

Comment mettre un terme à ce désordre, à ce véritable chaos ?

Le déclic d’introduire une solution technologique pour supprimer mes irritants s’est produit lors de la signature d’un contrat à l’occasion d’un congrès d’envergure internationale, où j’ai triplé nos commandes habituelles en seulement 10 jours ! Je dois bien le reconnaître, je me demandais sérieusement comment nous parviendrions à relever ce défi. J’ai donc commencé à chercher un logiciel me permettant d’automatiser l’ensemble de nos opérations à l’interne. Il en existait quelques-uns, mais hélas, aucun d’eux n’offrait de prestation satisfaisante en langue française, ne proposait de service spécialisé au profit des traiteurs ni ne répondait au besoin de flexibilité et au niveau de complexité des opérations inhérentes à nos activités. J’ai alors pensé développer une solution sur mesure. Mais le temps et l’énergie déployés représentaient un coût trop important. À force de persévérance et suite à de longues recherches intensives, j’ai déniché le fondateur de « Gestion-Traiteur », une solution en cours de développement, en version bêta, abordable et payable mensuellement. J’ai donc non seulement décidé d’implanter les fonctionnalités de « Gestion- Traiteur » dans notre système interne, mais j’ai également eu l’honneur de participer à son développement.

Les bénéfices de Gestion-Traiteur

  1. Réduire le stress subi par les membres de mon équipe en leur libérant du temps pour qu’ils puissent mieux gérer et contrôler leurs coûts.
  2. Améliorer le flux des travaux.
  3. Rendre l’organisation des tâches plus harmonieuse, notamment au niveau de la structure et du standard.

Ces actions ont permis que je continue de répondre efficacement aux besoins de notre clientèle, tout en offrant le meilleur service. J’ai pu me soulager de la crainte incessante qu’un employé oublie d’exécuter une tâche importante due à la surcharge de travail et me débarrasser des maintes vérifications consistant à m’assurer que tout est bien en ordre.

Défis d’implantation

Je n’aie pas rencontré d’obstacle infranchissable à la mise en place de ces améliorations, qui mon permis de perfectionner notre fonctionnement, satisfaire pleinement les membres de mon équipe et leur offrir de meilleures conditions de travail en vue d’optimiser nos résultats et augmenter nos performances.

Cette implantation fut un petit défi.

  1. Nous manquions de ressources humaines.
  2. Nous manquions de temps libre pour intégrer correctement cette solution à l’ensemble de nos opérations.
  3. J’ai été confronté à une certaine résistance de la part de nos différentes équipes, peu enclines à de tels changements.

Mais j’ai persévéré. Je voyais le potentiel de « Gestion-Traiteur », ainsi que les avantages et les bénéfices que nous pouvions en tirer à long terme. J’étais conscient que l’implantation de la solution et que l’adaptation du personnel prendraient du temps et de la patience. Dans tous les cas, j’en avais un réel besoin pour être en mesure d’honorer les commandes et les livraisons du congrès.
D’ailleurs, je dois avouer que ces dix jours d.événements furent parmi les meilleurs et les plus réussis de toute ma vie professionnelle en tant que traiteur !

Une implantation réussie !

Le plus exaltant dans cette histoire, c’est que malgré le supplément de travail considérable que requérait le congrès, tout s’est réalisé parfaitement, sans incident. Tous savaient ce qu’ils avaient à faire et mon chef cuisinier pouvait, ainsi passer plus de temps en salle pour assurer la supervision. Le bilan de ce congrès fut plus que concluant : aucun retard dans les commandes et aucune erreur !

Par conséquent, je peux affirmer que les fonctionnalités de « Gestion-Traiteur » ont eu un impact considérable sur nos opérations, et ce, dès les premiers jours qui ont suivi son implantation. « Gestion-Traiteur » a permis de :

  1. Réduire le stress dont souffrait notre équipe en donnant à chacun la possibilité de mieux organiser son travail.
  2. Simplifier l’ensemble de nos opérations.
  3. Procurer aux équipes et gestionnaires une précieuse économie d’énergie, de ressources et d’argent.
  4. Gagner du temps en créativité, planification, amélioration du service client, optimisation du contrôle et supervision des employés.

Les prestations de « Gestion-Traiteur » sont tellement efficaces qu’elles m’ont évité d’engager un employé supplémentaire à temps partiel dans le département chargé des ventes.

Et pour vous dire à quel point la société « Gestion-Traiteur » m’a aidé, sachez qu’en 2016, j’ai décidé de prendre la relève au sein de sa direction, en vue de la propulser sur le marché et amener de l’aide au plus grand nombre de traiteurs possible. Je souhaite de tout cœur les aider à diminuer leur stress, leur faire économiser du temps, de l’argent, de l’énergie, leur faciliter la tâche pour rendre plus agréable l’exercice de leur métier et leur offrir aussi un peu plus de temps pour vivre…

 

N'ayons pas peur des mots : ce système a réellement le pouvoir de changer votre vie

Nos études de cas

Liste de nos clients