Un logiciel traiteur gratuit coûte rarement zéro : il se paie par une commission sur vos ventes, par des modules facturés à part, par le temps que votre équipe passe à ressaisir ce qu’il ne fait pas, ou par la difficulté de récupérer vos données le jour où vous partez. Ce n’est pas une raison de l’écarter ; c’est une raison de faire le calcul. Voici comment.
Les quatre façons de payer un logiciel « gratuit »
- **La commission.** Des plateformes de commande en ligne prennent de 3 % à 6 % de chaque vente, sans frais fixes. À 10 000 $ de ventes en ligne par mois, cela représente de 300 $ à 600 $ par mois, soit plus que la plupart des abonnements. La commission est intéressante quand le volume est faible, et devient le poste le plus cher quand il monte.
- **Les modules payants.** Le cœur est gratuit ; la facturation, les paiements en ligne, les rapports ou les utilisateurs supplémentaires sont facturés. Additionnez ce dont vous avez réellement besoin avant de comparer.
- **Le temps de saisie.** Un outil gratuit qui gère les commandes mais pas la production ni la facture vous fait recopier chaque commande deux fois. À 15 minutes par commande et 20 commandes par semaine, c’est 5 heures par semaine, soit 260 heures par an.
- **La sortie.** Si vos clients, vos menus et votre historique ne s’exportent pas dans un format lisible, changer d’outil coûtera plus cher que n’importe quel abonnement.
Le calcul en trois lignes
Pour chaque option, additionnez sur un an :
- **les frais directs** : abonnement, commissions, modules, utilisateurs, frais de démarrage ;
- **le temps** : heures de saisie ou de ressaisie par semaine × 52 × votre taux horaire chargé ;
- **le risque** : ce que coûterait une erreur de commande ou une facture impayée faute de suivi, selon votre expérience.
L’option la moins chère est celle qui a le plus petit total, pas le plus petit abonnement. Le calculateur de ROI fait ce calcul à partir de vos heures et de votre taux horaire.
Ce que coûte un abonnement, en clair
Au Québec, les abonnements de logiciels de gestion pour traiteur vont d’environ 60 $ à 500 $ par mois selon le nombre d’utilisateurs et de modules, et les ERP ajoutent des frais d’implémentation et un engagement. Gestion-Traiteur publie ses prix sur la page Prix : 199 $, 495 $ et 999 $ par mois en paiement annuel au Canada (125 €, 300 € et 600 € HT en France), avec les sièges inclus par plan et 50 $ (30 € HT) par siège additionnel. Le support est inclus ; il n’y a ni matériel à acheter ni commission sur vos ventes.
Quand le gratuit est le bon choix
- Vous débutez et faites moins d’une dizaine de commandes par semaine.
- Vous n’avez pas encore de boutique en ligne et voulez tester la demande.
- Vous acceptez de tenir la production et la facturation à part pendant quelques mois.
Dans ces trois cas, un outil gratuit à commission est raisonnable. Notez dès le départ la date où le volume rendra la commission plus chère qu’un abonnement : c’est votre signal pour changer, avec vos données en main.
Les questions à poser avant de signer, gratuit ou non
- Que prenez-vous sur mes ventes, et sur quels paiements ?
- Qu’est-ce qui est facturé à part ?
- Comment je récupère mes données si je pars ?
- Qui répond quand ça ne marche pas un samedi matin, et dans quelle langue ?
- Combien de temps la saisie d’une commande prend-elle, de l’appel à la facture ?
Un fournisseur qui répond aux cinq par écrit vous dit ce que son logiciel coûte vraiment.
