Le personnel est souvent le poste le plus difficile d’un événement traiteur : trop de monde coûte cher, pas assez gâche le service. La bonne équipe dépend du type de service, du nombre de convives et du déroulé de la soirée. La plupart des traiteurs complètent leur équipe permanente avec des extras, des employés appelés à la pièce pour un événement. Voici comment estimer le nombre de personnes, les planifier et suivre leurs heures.
Combien de serveurs prévoir ?
Il n’y a pas de règle officielle, mais des repères usuels :
- **Repas servi à l’assiette** : environ un serveur pour 10 à 15 convives, davantage pour un repas gastronomique.
- **Buffet** : environ un serveur pour 25 à 30 convives, pour réapprovisionner, débarrasser et servir les boissons.
- **Cocktail dînatoire** : environ un serveur pour 20 à 25 convives, plus un barman par bar.
- **Plateaux livrés** : aucun serveur, mais un livreur et le temps de montage.
Ajoutez un responsable sur place (maître d’hôtel ou chef d’équipe) dès que l’événement dépasse quelques dizaines de convives, et du personnel pour la plonge et le démontage si le lieu ne s’en charge pas.
Planifier les extras
- **Réservez tôt** : les fins de semaine de mai à septembre et décembre se remplissent vite.
- **Gardez une liste** d’extras fiables, avec leurs disponibilités, leurs compétences (service, bar, cuisine) et leur tarif.
- **Prévoyez un remplaçant** pour les gros événements : une absence de dernière minute arrive toujours.
- **Confirmez par écrit** : date, heures d’arrivée et de fin prévues, lieu, tenue, contact sur place.
Briefer l’équipe
Une équipe qui connaît le déroulé travaille mieux. Avant le service, quelques minutes suffisent : le déroulé de la soirée, le menu et les allergies déclarées, le plan de salle, qui fait quoi, et à qui s’adresser en cas de problème. Le BEO, la fiche de l’événement, réunit tout cela sur une page.
Suivre les heures et le coût réel
Les heures réelles dépassent souvent les heures prévues : montage plus long, fin de soirée qui déborde. Notez l’arrivée et le départ de chacun, et comparez au devis. Si le dépassement vient du client (service prolongé), il se facture, à condition que le tarif des heures supplémentaires figure dans vos conditions. Ce suivi sert aussi à mieux chiffrer le prochain événement : le coût du service entre dans votre prix par personne.
Les règles d’emploi
Le statut des extras, les contrats à la journée et les obligations de l’employeur diffèrent au Québec et en France, et changent régulièrement. Renseignez-vous auprès de votre comptable ou des organismes de votre pays avant d’embaucher.
Comment GT le fait
Dans Gestion-Traiteur, le module Équipe et sécurité attribue le personnel aux événements, et chaque personne ne voit que ce dont elle a besoin selon son rôle. Le dossier de l’événement garde le déroulé, le menu et les allergies au même endroit pour toute l’équipe.
