La prise de commande d’un traiteur, c’est le moment où une demande (un appel, un courriel, un formulaire, un panier en ligne) devient une commande confirmée que la cuisine peut produire et que la comptabilité peut facturer. Chaque ressaisie entre ces étapes est une erreur possible : une allergie oubliée, une quantité mal recopiée, une adresse de livraison périmée. Voici comment passer du téléphone au web sans perdre les clients qui préfèrent encore appeler.
Trois canaux, un seul dossier
La plupart des traiteurs reçoivent leurs commandes par trois canaux :
- **Le téléphone**, pour les habitués et les commandes de dernière minute.
- **Le courriel et les formulaires**, pour les demandes d’entreprise et les événements à préparer.
- **La boutique en ligne**, pour les boîtes à lunch, les plateaux, les menus récurrents.
Le problème n’est pas le canal, c’est ce qui se passe après : si la commande téléphonique finit sur un bloc-notes, la commande courriel dans une boîte de réception et la commande web dans un outil à part, la cuisine reçoit trois formats, et quelqu’un recopie tout dans la facturation. L’objectif est un seul dossier de commande, quel que soit le canal d’entrée.
Ce que la commande en ligne change
- **Disponible en tout temps.** Le client commande le soir ou le dimanche, sans attendre votre retour d’appel.
- **Moins de temps au téléphone.** Les choix, les quantités et les allergies sont saisis par le client, une seule fois.
- **Moins d’erreurs.** Pas de retranscription, pas de « je croyais que vous aviez dit vingt ».
- **Un meilleur panier.** Les combos, les accompagnements et les suggestions s’affichent au bon moment.
- **Le paiement au moment de la commande**, ou un dépôt, selon le type de client.
Les critères d’une boutique de traiteur
Une boutique de traiteur n’est pas une boutique de produits : elle vend des repas pour une date, une heure et un lieu. Vérifiez qu’elle gère :
- les **plages horaires** et les délais de commande par produit ;
- le **menu cyclique** pour les clientèles récurrentes (écoles, CPE, résidences, entreprises) ;
- la **cueillette ou la livraison**, avec des frais par code postal ou par kilomètre ;
- le **paiement en ligne ou sur facture**, selon le client ;
- **plusieurs boutiques** si vous servez plusieurs marques ou plusieurs sites, avec une seule production ;
- la transmission **directe en production et en facturation**, sans ressaisie.
Garder le téléphone, sans le bloc-notes
Les commandes téléphoniques ne disparaissent pas, et c’est très bien : un appel de trois minutes avec un client fidèle vaut souvent une vente de plus. L’important est que la personne qui répond saisisse la commande dans le même outil que la boutique, avec les mêmes produits et les mêmes prix. La commande arrive alors en cuisine dans le même format que les autres.
Comment GT le fait
Le module Commande en ligne de Gestion-Traiteur offre une boutique à votre image, avec ou sans paiement (Stripe, Moneris, Global Payments), menu cyclique, plages horaires, multi-cueillette, multi-boutique, outils pour les écoles et les CPE, combos dynamiques et livraison par code postal ou par kilomètre. Chaque commande va directement en production et en facturation. Pour les appels, la commande rapide (plan Professionnel) saisit une commande téléphonique dans le même dossier. L’application GT-Photo met la photo d’un plat dans la boutique depuis votre mobile.
Par où commencer
Mettez en ligne d’abord ce qui se commande le plus souvent et change le moins : les boîtes à lunch et les plateaux. Gardez les événements sur proposition. Après un mois, comparez le temps passé au téléphone : c’est le premier chiffre qui bouge.
